公文書作成指針 策定へ…函館市

update 2008/8/4 10:50

　函館市は公文書の作成や管理の在り方について、具体的なガイドライン（公文書作成等指針）を策定する。職務上作成した文書の供覧手続きを経て公文書化することで、情報公開の充実や市政の透明性向上を目指す。本年度内の策定を予定している。

　市文書法制課によると、２００１年に改正した市情報公開条例で、公文書とは（１）職務上作成し（２）一定の内部的検討を経て（３）組織的に管理されている―の３条件を満たした文書と定義している。ただ、職務上作成した文書の取り扱いが庁内的にあいまいな面があることから、できる限り職員の供覧手続きを取って公文書化していく方針。供覧文書と決裁文書は公文書。

　また、各種会議で議事録を作成し公文書化しているかどうかも統一的な基準がない。市の条例に基づき設置された付属機関（総合計画審議会や競輪運営協議会、男女協同参画審議会など）では会議録を作成しているが、庁内会議や私的諮問機関の会合では必ずしも会議録を作成しているわけではない。

　指定管理者の選定委員会の議事録は、以前は作成していなかったが、現在は作成している。どのような会議で議事録を作るか検討し、一定の基準を示す考え。

　公文書作成の指針を作るメリットとして、同課は「公文書化されることで情報公開の対象となる文書が拡大され、市の説明責任を果たすことができる。会議録などが公文書としてきちんと管理され、記録を残し、生かすことができる」と説明する。

　西尾正範市長は市政の情報公開に積極的で、職員の給与実態の公表を詳しくし、再就職状況の公開も始めた。公文書や行政情報の公開をさらに進めることで、行政の適正な運営と透明性の確保を図る。

提供 - 函館新聞社

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